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Definición de Puestos de Trabajo. Puntos clave

DEFINIR UN ORGANIGRAMA

Una vez que tenemos definida la misión, visión y valores hay que dar un segundo; las

organizaciones son entidades complejas que requieren un ordenamiento jerárquico que

especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de

ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y

responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan

las diversas partes de un componente organizacional.

El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de

una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes

componente.

Un organigrama, en otras funciones, muestra:

- Un elemento (personas)

- La estructura de la organización

- Los aspectos más importantes de la organización

- Las funciones

- Las relaciones entre las unidades estructurales

- Las comunicaciones y sus vías

- Las vías de supervisión

- Los niveles y los estratos jerárquicos

- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

La Gestión de Recursos Humanos tiene que venir alineada con la planificación

estrategica de nuestra organización. Por ello, los Directores de las Organizaciones, se ven

obligados a establecer sistemas y procesos adaptativos a las nuevas estructuras,

necesitando de técnicas que le permitan afrontar y vencer los retos a los que estas se ven

sometidas, lo que ha traído consigo una elevada flexibilidad en el campo de los recursos

humanos.

Sin embargo y pese a que el análisis y descripción de puestos de trabajo no se ha

considerado un medio comúnmente aceptado para implementar el nivel de flexibilidad

deseado en las Organizaciones, la práctica ha demostrado su utilidad, siempre que se le

dote de la versatilidad y capacidad de adaptación adecuada, determinado como una

herramienta básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos pues casi

todas las actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de uno u otro

modo en la información que proporciona este procedimiento.

El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no

tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí.

Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempeñan

puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas.

Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre

el número de empleados de una organización y el número de puestos de trabajo distintos

que dicha organización contempla. Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas

ocupan puestos de idéntico contenido, luego, generalmente el número de puestos de trabajo

es inferior al de miembros de la compañía. No obstante, también pueden observarse

situaciones contrarias cuando una determinada empresa coexiste con la figura del puesto

vacante. En este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo.

Los términos "Análisis de puestos de trabajo", "Descripción de puestos de trabajo"

son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de

forma teórica, una diferenciación conceptual:

Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de información acerca de los

puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por

medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las

responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

¿Qué elementos debe contener una ficha de descripción de un puesto de trabajo?:

1.- MISIÓN: RAZÓN DE SER DEL PUESTO/OBJETIVO GRAL. DEL PUESTO.

(Para qué existe este puesto en la empresa)

2.- POR QUÉ ES IMPORTANTE EL PUESTO EN LA ORGANIZACIÓN (VALOR AÑADIDO)

3.- FINALIDADES: PRINCIPALES RESULTADOS QUE EL PUESTO DEBE CONSEGUIR.

4.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

4.1.- DE ACCIÓN

4.2.- DE DECISIÓN

4.3.- DE INFORMACIÓN

5.- PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO

5.1.- CONOCIMIENTOS

5.2.- EXPERIENCIA:

-Técnica

-Directiva

5.3.- COMPETENCIAS (que veremos en otro articulo)

El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para toda la

Gestión de Recursos Humanos. Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo cabe destacar los siguientes:

Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato/a a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar las fuentes de reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más probable que encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los requisitos exigidos.

Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos

suficientes para elaborar el perfil profesional en el que se especifican las características y

requisitos tanto profesionales como personales que debe cumplir el candidato para

desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto. Esta información

guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las

características aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá de guía para

la entrevista de selección y para los distintos procedimientos selectivos que se utilicen:

dinámicas de grupo, assesment center, etc.

Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los

conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la

existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones

formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la necesidad podremos diseñar e implementar los planes de

formación más adecuados.

Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas,

actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta que punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de evaluación por objetivos o por valores.

Valoración de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la

herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a

utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización de

la valoración, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los

distintos puestos que componen una organización. Esto se hace de cara al establecimiento

de sistemas retributivos más justos y equitativos.




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